MailStore Software
Die MailStore Software GmbH aus Viersen bei Düsseldorf wurde 2006 gegründet. MailStore Software entwickelt E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen als Standard Software. Im Dezember 2019 wurde MailStore durch OpenText, "The Information Company“ (NASDAQ: OTEX) (TSX: OTEX), mit Hauptsitz in Waterloo, Kanada, übernommen.
Bei den sechsten German Stevie® Awards gewann MailStore Software den Gold Stevie Award 2020 in der Kategorie Abteilung des Jahres im Bereich Support.
MailStore Produkte sind seit dem Inkrafttreten der DSGVO stark gefragt und der Unterstützungsbedarf der Kunden zu der rechtssicheren Archivierung von E-Mails erzeugt stetig Supportaufkommen. Hinzu kommen das Angebot von zwei Community Plattformen, der eigene Anspruch neue Projekte zu starten und bestehende Supportvorgehensweisen zu verbessern. Auch für die Gewinnung neuer Mitarbeiter für den Support brauchte es neue Ideen
Die Mitarbeiter der Abteilung MailStore Technical Support haben durch Selbstorganisation und Lösungsfindung mit agiler Kommunikation, Denken und Handeln alte Vorgehensweisen abgelöst. Das Team definierte 8-10 Ziele als „Wegweiser zum Erfolg“. Die Ziele und die gemessenen Fakten sollen helfen, das große Ganze im Blick zu halten und zeigen, was jeder Einzelne im Team beiträgt, um erfolgreich zu sein.
Die entwickelten agilen Methoden sind zu alltäglichen Werkzeugen geworden. Das Team etablierte Aufgabengebiete wie Pre-Sales und First- und Second Level Support. Durch den Arbeitsfokus entstand so mehr Zeit für Weiterbildung und abteilungsübergreifende Projekte. Im Laufe des letzten Jahres wurden gemeinsam technische Tipps, Produkt- und Schulungsvideos und Kurse erstellt. Außerdem wurden Webinare und Live-Chats für Kunden abgehalten und bessere interne Kommunikations- und Rückkopplungsschleifen eingeleitet. Die Prioritäten bei der Handhabung des „Daily Business“ stehen so regelmäßig auf dem Prüfstand.
Trotz der gestellten Herausforderungen wird die Leistung des Teams mit ausgezeichneten Bewertungen und Kommentaren der Kunden belohnt. Die Verwirklichung der Aufgaben im Support hat sich von „Reaktion“ zu „Aktion“ gewandelt. Die Kunden sind äußerst zufrieden und die Vielfalt im Technischen Support wurde bereichert.