operational services GmbH & Co. KG - Digitale bürgernahe Verwaltung am Beispiel der ,"Bürgerbox''
Company: operational services GmbH & Co. KG, Frankfurt am Main, Hessen
Company Description: Die operational services GmbH & Co. KG (OS) ist einer der ICT Service Provider im deutschen Markt rund um den Rechenzentrums-, Netzwerk- und Applikationsbetrieb. Mit über 850 Mitarbeitern betreibt die OS moderne Informationssysteme und leistet langfristigen Systemsupport. Die Services der OS wurden bereits für Servicequalität und Kundenorientierung ausgezeichnet.
Nomination Category: Kategorie für Neue Produkte und Produktmanagement Awards
Nomination Sub Category: Bestes neues Produkt oder Dienstleistung - Business-to-Business-Dienstleistungen
Nomination Title: Digitale bürgernahe Verwaltung am Beispiel der ,"Bürgerbox''
Beschreiben Sie der Jury das nominierte neue Produkt oder den neuen Service (bis zu 525 Wörter). Konzentrieren Sie sich auf die Features, die Funktionen, die Vorteile und die bisherige Vertriebsleistung. Nutzen Sie unsere Upload-Funktion (siehe Link oben), um eine beliebige Menge Zusatzinformationen in Form von Pressebewertungen, Kundenaussagen, Fotos und Videos Ihrem Beitrag beizufügen:
Ausgangssituation:
Bei der Beantragung neuer Ausweisdokumente oder auch bei alltäglichen Verfahren wie der Beantragung einer neuen Hundemarke sind in den meisten Fällen mehrere Behördengänge notwendig. Neben einem hohen Zeitaufwand kommt hinzu, dass die Öffnungszeiten der Ämter oft mit den eigenen Arbeitszeiten kollidieren.
Das Ziel ist es, diese Behördenbesuche in digitalen Dienstleistungen zu bündeln. Neben dem Komfort, seine Behördengänge online zu erledigen, spielt auch das Online-Zugangsgesetz (OZG) eine Rolle. Dieses fordert die Digitalisierung aller Prozesse in den Behörden bis zum Jahr 2022.
Lösung:
Eine dieser digitalen Dienstleistungen hat die operational services (OS) gemeinsam mit T-Systems (TSI) entwickelt, die sogenannte ,,Bürgerbox‘‘, die die physische Schnittstelle zu den digitalen Bürgerservices bildet.
Vom Grundprinzip aufgebaut wie eine Paketstation, ist die ,,Bürgerbox‘‘ für die Bürger der physische Kontaktpunkt einer vorher hinterlegten Verfahrenskette. Mithilfe dieser Workflows ist es möglich, die Anträge beim Bürgeramt online anzufordern. Der Bürger wird nach allen benötigten Unterlagen gefragt und kann dies online erledigen, wozu vorher ein Gang zum Bürgeramt nötig war. Gleichzeitig können mehrere Vorgänge beantragt werden, so beispielweise ein Umzug und die Ummeldung des KFZ. Diese Transaktionen werden im Bürgerkonto dokumentiert.
Der gesamten ,,Bürgerbox‘‘ liegt eine cloudbasierte Digitalisierungsplattform zugrunde, welche es ermöglicht, die verschiedenen Verfahrensschritte in einem Portal für den Bürger zu hinterlegen.
Ein wichtiger Bestandteil dieser Plattform ist ,,ServiceNow‘‘, eine cloudbasierte Enterprise Plattform, welche die OS mit T-Systems aus einem deutschen Rechenzentrum heraus sicher betreibt. Mit ,,ServiceNow‘‘ ist es möglich, IT-Prozesse vollständig zu digitalisieren und gebündelt bereit zu stellen.
Der Serviceplattform liegen noch weitere kommerzielle Prozesse wie das E-Payment und die E-Akte zugrunde.
In den einzelnen Fächern der ,,Bürgerbox‘‘ liegen die Dokumente, Ausweise oder die Hundemarke dann rund um die Uhr zur Abholung bereit. Es werden alle Prozesse vom Antrag bis hin zu Bezahlung und Abholung auf einer Plattform vereint.
Die Authentifizierung bei der Abholung erfolgt mit dem sogenannten ,,Citypass‘‘. Bei dieser Smart-Card-Lösung, vergleichbar mit einer Zutrittskarte für Gebäude, werden alle Daten hinterlegt, die der Bürger für seine Authentifizierung benötigt. Die Daten werden vorher in einem Bürgerkonto erfasst, über welches die Authentifizierung im Online-Portal erfolgt. Außerdem wird abgeprüft, ob es sich um eine legitime Antragsstellung handelt.
Per RFID-Übertragung identifiziert ein Lesegerät den jeweiligen Bürger mit seinem ,,Citypass‘‘ und es öffnet sich das ihm zugeordnete Fach mit seinen beantragten Unterlagen. So wird sichergestellt, dass nur die berechtigte Person auch Zugang zu den Unterlagen erlangt.
Fazit:
Die OS ist exklusiver Partner in Deutschland für ,,ServiceNow‘‘. Alle Daten der Bürger liegen geschützt im deutschen Rechenzentrum und werden nach den deutschen Datenschutzrichtlinien verarbeitet. Der Bürger hat damit eine ähnliche Sicherheit wie bei einem persönlichen Gang zum Bürgeramt.
Die ,,Bürgerbox‘‘ und die damit verbundenen Prozesse wurden bereits im Rahmen von Veranstaltungen – Zukunftskongress 2018 oder Smart Country Convention 2018, beide in Berlin – präsentiert. Dort wurde sie einem breiten Publikum von Vertretern aus dem öffentlichen Sektor vorgestellt.
Eine weitere Ausbaustufe ist die Einbindung des neuen Personalausweises, welcher bereits mit einem RFID-Chip ausgestattet ist. So muss nicht jede Stadt ihren eigenen ,,Citypass‘‘ einführen. Die Authentifizierung online sowie an der ,,Bürgerbox‘‘ erfolgt dann mithilfe des Personalausweises.
Die OS leistet in diesem Zusammenhang gemeinsam mit der T-Systems Digital Solutions einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung innerhalb der Behörden nach Anforderung des Online-Zugangsgesetzes.