Board of Grievances of Saudi Arabia - Innovative Use of Technology in Human Resources

Company: بسمة ممدوح العنزي (الرياض (المملكة العربية السعودية( أسم المنظمة (ديوان المظالم
Entry Submitted By: ديوان المظالم
Company Description: ​ديوان المظالم هيئة قضاء إداري مستقلة يرتبط مباشرة بالملك، يسعى لإرساء العدل والإنصاف والرقابة القضائية الفاعلة على أعمال الإدارة من خلال الدعاوى الماثلة أمامه؛ لضمان حسن تطبيق الأنظمة واللوائح وتمكين صاحب الحق من وسائل التظلم, بما يكفل حماية الحقوق وتطبيق الأحكام الشرعية وتحقيق العدل ورد المظالم، لذا فقد اهتمت المملكة العربية السعودية منذ توحيدها على تخصيص جهة للفصل في المظالم إلى أن اتضحت معالم
Nomination Category: Human Resources Categories
Nomination Sub Category: Award for the Innovative Use of Technology in Human Resources - Government

Nomination Title: التحول الرقمي في مجال الموارد البشرية
الموارد البشرية بديوان المظالم

لقد أصبحت أتمتة الأعمال والإجراءات الإدارية والفنية والمكتبية والتشغيلية جزءا أساسيا من نظام الموارد البشرية بكل أقسامها وأصبحت الاعمال الادارية أقل تكلفة وأقل وقتا وأفضل جودة وبالتالي أكثر تميزا
العملية التقنية في إدارة الموارد البشرية والخدمات المتميزة السريعة ذات الجودة العالية بين الجميع.
وبأتمتة جميع الاجراءات في نظام الموارد البشرية بديوان المظالم نستعرض

اللوائح الادارية التي تنظم سير العمل في اداراة الموارد البشرية

• معالجة الملفات والوثائق تتم بسرعة ودقة، ومهما كانت حجم الملفات الواردة والمعاملات فإن الموارد قادرة على التعامل معها بسهولة.
• القدرة على الربط والتنسيق بين الإدارات المختلف
• بيئة عمل غير ورقية

سهولة القيام بأي إجراء يخص الموظف عن طريق بوابة خدماتي بعملية تستغرق لحظات :
• طلب إجازة
• طلب تعريف بالراتب
• طلب إذن
• طلب صرف مواد مكتبية
• طلب إفادة طبية
• طلب وتبديل أجهزة إلكترونية

وفيما يخص معلومات الشخصية والوظيفية كان ذلك بملفات ورقية مؤرشفة تستهلك الوقت والجهد أصبحت ملف الكتروني لكل موظف بالديوان نجد فيه

• رصيد الاجازات
• تقييم الأداء الوظيفي
• الدورات التدريبية للموظف
• البيانات الوظيفية
• البيانات الشخصية
• الدورات التدريبية
• الحسميات والجزاءات

بطريقة حديثة ومدروسة جيداُ وبشكل تقني من حيث تسلسل اجراءات العمل بأشكال محدثه ومطورة

وفيما يخص نظام الاتصالات الادارية
اصبحت بمؤشر يدل على حجم إنجاز الموظف من حيث عدد المعاملات الواردة والمنجزة وبالتالي أصبح تقييم الموظف أسهل عن طريق وجود مؤشر لإنجازاته خلال العام

ومؤشر يدل على وقت انجاز المعاملة :

• اللون الاخضر يدل على معاملة جديدة ولم تنجز
• اللون الاصفر يدل على معاملة متأخرة
• اللون الاحمر يدل على معاملة متأخرة جدا وتجاوزت الوقت المسموح

هذا وقد استحدث الديوان من برامج التدريب لطلاب الجامعات عن طريق برنامج خبير من إدارة الموارد البشرية ..

أتاح ديوان المظالم عبر منصة خبير الإلكترونية للتدريب التعاوني التسجيل لطلاب وطالبات الجامعات في برنامج التطبيق العملي في عموم محاكمه وإداراته، حيث سيتاح لعدد من التخصصات الأكاديمية إمكانية القبول في برامج التدريب بديوان المظالم، وذلك استكمالًا للتعاون والشراكات المؤسسية مع المؤسسات التعليمية والأكاديمية.

وتُعنى منصة "خبير" الإلكترونية بتلقي طلبات التدريب التعاوني لطلاب وطالبات الجامعات وطلاب معهد الإدارة العامة، حيث يمكنهم التقديم على فرص التدريب في ديوان المظالم ومحاكمه إلكترونيًا، وستتيح للطالب تقديم بياناته الشخصية والدراسية، واختيار المدينة المناسب له التدريب فيها حسب التخصص، والفترة المتاحة للتدريب.

فمن خلال منصة "خبير" الإلكترونية سيستغني الطالب والطالبة عن الطريقة التقليدية في مخاطبة الديوان أو محاكمه، مما يسهم في توفير الوقت والجهد على الطالب والطالبة فيما يتعلق بأداء

المتطلبات الجامعية أو التعليمية من خلال التدريب العملي والتطبيقي.

مما يذكر أن منصة "خبير" الإلكترونية تأتي ضمن ما رسمته الخطة الإستراتيجية لديوان المظالم 2020، لتعزيز العلاقات التشاركية، ومنها العلاقات مع المؤسسات التعليمية في المملكة العربية السعودية، في ظل الدعم المستمر من قبل القيادة الرشيدة لرفع مستوى الخدمات التي يقدمها مرفق القضاء الإداري، بحيث يصبح شريك فاعل في التنمية المعرفية والعلمية إلى جانب مؤسسات التعليم.

وفيما يعنى بتدريب الموظفين وتأهيلهم:
انطلاقًا من توجيهات معالي رئيس ديوان المظالم رئيس مجلس القضاء الإداري الشيخ الدكتور خالد بن محمد اليوسف بتأهيل الكوادر وتهيئتهم لما يوكل إليهم من أعمال،أقامت الإدارة العامة للموارد البشرية بديوان المظالم برنامجاً تأهيلياً لاستقبال وإعداد الموظفين الجدد الذين تم تعينهم حديثاً بديوان المظالم على وظائف المرتبتين الرابعة والسادسة.
ويهدف البرنامج إلى تهيئة الموظفين الجدد للعمل بإدارات ومحاكم ديوان المظالم وتعريفهم بالأنظمة والإجراءات والقواعد المتبعة، وكذلك مسؤوليات الأعمال اليومية ـ بإذن الله ـ، كما يهدف إلى إعداد واستقبال الموظف الجديد وتمهيده لتلقي ثقافة العمل بما يُسهم - بمشيئة الله – في تحقيق النتائج المرجوة.
واحتوت أعمال البرنامج الذي أقيم بالتزامن في جميع محاكم الديوان وفي مقره الرئيسي بالرياض ـ على عرض تعريفي عن ديوان المظالم، ثم عرض مرئي عن الحقوق والواجبات الوظيفية، ثم فتح باب النقاش للاستفسارات لدى الموظفين الجدد والإجابة عليها.

كما شمل البرنامج عرضًا وشرحًا لنظام الاتصالات الإدارية والبوابة الداخلية لديوان المظالم (بوابتي) التي يعتمد عليها الديوان بشكل رئيس في إنجاز أعماله، مع تطبيق عملي تجريبي لكيفية توجيه المعاملات بين الإدارات والمحاكم.

إضافة إلى تدريب الموظفين عمليًا على إجراءات العمل وبشكل تطبيقي.