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Deutsche Telekom Services Europe GmbH - Relationship Management-Lösungen

Gold Stevie Award Winner 2018, Click to Enter The 2019 German Stevie Awards

Company: Deutsche Telekom Services Europe GmbH, Köln, Nordrhein-Westfalen
Company Description: Die Deutsche Telekom Services Europe GmbH (DTSE) ist eine hundertprozentige Tochter der Deutschen Telekom AG. Die DTSE vereint die Bereiche Human Resources, Finanzen, Beschaffung und Reporting unter einem Dach. Im Mittelpunkt unserer Strategie stehen Kundenzufriedenheit, Qualität und Innovation. Wir setzen unser Know-how und unsere Erfahrung ein, um Prozesse zu rationalisieren und zu vereinfachen.
Nomination Category: Kategorie für Neue Produkte und Produktmanagement Awards
Nomination Sub Category: Bestes neues Produkt oder Dienstleistung - Software - Relationship Management-Lösungen

Nomination Title: IT-gestützter Self-Service für Arbeitszeugnisse

Beschreiben Sie der Jury das nominierte neue Produkt oder den neuen Service (bis zu 525 Wörter). Konzentrieren Sie sich auf die Features, die Funktionen, die Vorteile und die bisherige Vertriebsleistung. Nutzen Sie unsere Upload-Funktion (siehe Link oben), um eine beliebige Menge Zusatzinformationen in Form von Pressebewertungen, Kundenaussagen, Fotos und Videos Ihrem Beitrag beizufügen:

Ausgangssituation:

Jedem Arbeitnehmer steht ein Arbeitszeugnis zu:
-Wenn er das Unternehmen verlässt
-Bei einem Vorgesetztenwechsel
-Alle zwei Jahre auf Anfrage, gemäß der Tarifpolitik des Unternehmens

Ein Arbeitszeugnis besteht aus:
-Persönlichen Daten
-Abteilung des Arbeitnehmers
-Arbeitsstatus (Praktikum, Tarifmitarbeiter, Führungskraft, …)
-Anforderungsgrund des Zertifikats
-Abschiedsformel, falls benötigt

Das Dokument hat einen komplexen Inhalt, da viele Leistungskriterien zu bewerten sind (12 Hauptkriterien und bis zu 23 Nebenkriterien). Bei der Beurteilung des Mitarbeiters muss die detaillierte Bewertung jeder Kategorie der durchschnittlichen Leistungsbeurteilung entsprechen.

Hauptkriterien – Beispiele:
-Wahrnehmung / intellektuelle Leistung
-Strukturierte Arbeitsweise
-Integrität
-Technisches Verständnis

Der gesamte Prozess war anfangs aufgrund vieler manueller und administrativer Schritte sehr zeitaufwendig. Die Mitarbeiter warteten „Monate“ darauf, ihre Jobreferenz zu erhalten, bevor der Self-Service für Jobreferenzen implementiert wurde.

Ziele:

Unser Ziel war es, einen schlanken, vollständig digitalisierten Prozess zu schaffen und allen unseren Mitarbeitern einen sehr hohen Standard der Arbeitszeugnisse zu garantieren. Darüber hinaus ergeben sich durch das Tool hohe zeitliche und monetäre Einsparungspotenziale. Da die Deutsche Telekom ein Pionier in Sachen Digitalisierung ist, ist das Unternehmen bestrebt, möglichst alle Prozesse zu digitalisieren. Wir leben unsere Leitsätze und einer davon ist „Kunden begeistern und Dinge einfacher machen“. Unsere Leitsätze sind unser täglicher Antrieb und unterstützen uns dabei, revolutionär zu denken und neue Produkte im digitalen Zeitalter zu entwickeln, wie z.B. das IT-gestützte Tool für Arbeitszeugnisse.

Realisierung:

Unser internes IT-Unternehmen T-Systems hat das Tool selbst entwickelt und in zwei Automatisierungsphasen implementiert.

Die im Jahr 2015 eingeleitete erste Automatisierungsphase umfasst unter anderem die Digitalisierung von Personendaten, Unternehmensprofilen und Textbausteinen. Die Auswahl der Leistungskriterien und die Bewertung der Leistungskriterien basiert auf Schulnoten. Entsprechend der gewählten Noten schlägt das System automatisch passende Textpassagen vor (aus einem Katalog mit 10.000 vorhandenen Textbausteinen). Ein Ampelsystem zeigt der Führungskraft an, ob die ausgewählten Textpassagen zusammenpassen.

In der zweiten Automatisierungsphase, die 2016 begann und im September 2017 endete, gelang es uns, auch die restlichen komplexen manuellen Arbeitsschritte, wie das Editieren von gemeinsamen Aufgabenbeschreibungen, zu digitalisieren. Die Führungskräfte können nun die Aufgaben der Mitarbeiter bequem über ein Drop-Down-Menü auswählen und darüber hinaus individuell anpassen und erweitern. Zudem wurde die Unterschrift des Managers durch eine digitale Signatur ersetzt.

Der Self-Service für Jobreferenzen wurde schließlich im November 2017 live geschaltet.

Ergebnisse:

Mit unserer Self-Service-IT-Lösung haben wir einen sehr schlanken Prozess geschaffen:
-Reduzierung manueller Arbeitsschritte für Vorgesetzte und Mitarbeiter, z.B. automatische Implementierung der Stellenbeschreibung
-Stringente Bewertung – entsprechend der Textfragmente
-Keine Wiederholungen von Textpassagen mit gleicher Bedeutung durch Ampelsystem
-Einfache Anpassung des Layouts durch die Führungskraft
-Kein zusätzlicher Aufwand für das Service Center DTSE (=Deutsche Telekom Services Europe)
-Digitale Signatur - auf Wunsch auch mit handschriftlicher Signatur möglich

Fazit:

Der Prozess für Führungskräfte und Mitarbeiter ist jetzt schlank, einfach und effizient. Bislang haben wir durchweg sehr positive Rückmeldungen erhalten und die Mitarbeiter und Führungskräfte sind mit dem neuen IT-Tool sehr zufrieden. Darüber hinaus konnten wir mit der Implementierung der IT-Lösung des Self-Service für Arbeitszeugnisse bei der DTSE eine Arbeits- und Zeitersparnis von rund 80 % erzielen.

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